Comment améliorer la vitesse de transcription peut faire évoluer votre entreprise

La transcription des fichiers audio et vidéo est importante pour de nombreuses entreprises. Pour certaines, comme les cabinets d'avocats ou les cabinets médicaux qui ont besoin de comptes rendus complets de réunions formelles, elle peut jouer un rôle très central. Pour d'autres, elle peut être plus auxiliaire, soutenant des fonctions particulières à certains moments : par exemple, la transcription de groupes de discussion sur un produit.

Cependant, quelle que soit son utilisation, la transcription tend à être un travail fastidieux et chronophage. Une règle générale est d'environ 4:1 – c'est-à-dire qu'il faut quatre heures pour transcrire juste une heure d'audio. Il n'est donc pas surprenant que la réalisation de transcriptions puisse souvent freiner les flux de travail et retarder les prochaines étapes importantes.

Cela dit, il existe des moyens d'améliorer la vitesse de transcription. Continuez à lire pour en savoir plus.

Comment la vitesse de transcription peut améliorer l'efficacité des entreprises

Pour commencer, parcourons les avantages d'augmenter la vitesse de transcription.

Une vitesse de transcription rapide entraîne une livraison rapide des résultats

Le premier avantage est plutôt évident : cela signifie que vous pouvez retourner les transcriptions plus rapidement.

La transcription sera souvent une dépendance dans des flux de travail plus larges. Peut-être qu'un client a été promis un transcript avant que vous puissiez compléter une commande. Il se peut que votre équipe doive analyser une discussion de groupe de discussion. Ou des agents commerciaux peuvent attendre une vidéo de formation sous-titrée ou une transcription doit être déposée avant qu'un problème particulier puisse être considéré comme résolu.

Dans tous ces cas, une vitesse de transcription plus élevée peut augmenter l'efficacité, aidant à optimiser le flux de travail associé dans son ensemble.

Réduit les coûts de main-d'œuvre associés aux services de transcription

La transcription précise des fichiers audio et vidéo peut être un travail intensif, souvent effectué par des transcripteurs professionnels internes ou des tiers. Alors que le taux de rémunération spécifique varie considérablement selon le secteur, les coûts peuvent rapidement s'accumuler si vous avez besoin de nombreux fichiers transcrits.

Il est essentiel de garder à l'esprit le montant des dépenses consacrées à toutes ces tâches. Par exemple, pouvez-vous savoir rapidement combien votre entreprise a dépensé pour la transcription ? Pour y parvenir facilement et en toute confiance, il est utile d'utiliser un outil de gestion de la transcription robuste. logiciel de gestion du budget de l'entreprise sur lequel vous pouvez enregistrer et suivre différents types de dépenses.

Avec une surveillance efficace en place, vous pouvez interroger les coûts de transcription dans l'ensemble de l'entreprise. Sont-ils comparables entre les différentes équipes et fonctions? Quels sont les différents processus ou approches adoptés pour la transcription dans l'organisation?

Une telle visibilité peut vous aider à identifier des opportunités pour améliorer l'efficacité de la transcription. Et en faisant cela, non seulement vous améliorerez vos flux de travail; mais cela aidera également à réduire vos coûts de main-d'œuvre.

Améliore l'expérience client avec une transcription rapide

Dans certains secteurs, tels que le médical, le juridique, la recherche et l'éducation, la transcription sera essentielle à votre service client. Dans ces cas, une transcription rapide peut faciliter la livraison rapide de vos services.

Dans de tels scénarios, les avantages sont évidents : une transcription plus rapide signifie un meilleur service (dans ce domaine, du moins). En outre, cela facilitera l'extension de vos opérations et l'accueil de nouveaux clients.

Mais même si une entreprise utilise la transcription pour des objectifs plus discrets, la rapidité peut finalement améliorer le service client. Prenons l'exemple de la transcription des discussions de groupes de discussion. Une transcription plus rapide signifie recueillir les réponses plus rapidement et intégrer les informations promptement dans le logiciel d'analyse de données. Cela, à son tour, aide les entreprises à offrir rapidement de la valeur aux clients.

Augmente l'avantage concurrentiel

Ultimately, higher transcription speed is directly associated with increased competitiveness. Whether you are fulfilling customer requirements more quickly, drawing market insights more promptly, or using transcription to develop customer service innovations, improving your transcription speed can put you one step ahead of your competitors.

Attire de nouveaux clients en offrant un service plus rapide

Enfin, une vitesse de transcription améliorée peut également soutenir l'acquisition de clients. Lorsque la transcription est essentielle à votre service, une livraison rapide sera appréciée et notée. Et lorsque la transcription est davantage liée à la recherche client (vous aidant à comprendre votre marché), cela peut vous aider à satisfaire les clients plus rapidement.

Mais, en plus, la technologie ouvre de nouvelles frontières. Certaines entreprises utilisent la transcription IA pour soutenir les clients. Les retours et appels des clients peuvent être transcrits automatiquement pour aider à illustrer le parcours du client. Lorsque des problèmes techniques sont abordés, les transcriptions peuvent être partagées avec les clients. Ou, les points clés des appels peuvent être automatiquement notés, aidant les agents à rapidement maîtriser un dossier.

Ainsi, être capable de transcrire rapidement et à grande échelle ouvre de tout nouveaux domaines d'opportunité pour l'innovation – et un meilleur service client. C'est formidable lorsque votre entreprise s'efforce de recruter de nouveaux clients, et ensuite de les fidéliser en tant que clients satisfaits.

Comment améliorer la vitesse de transcription

Améliorer la vitesse de transcription peut entraîner des avantages notables, comme nous l'avons vu. But how can you do it? Let’s look at some different strategies.

Mettre en œuvre un logiciel de reconnaissance vocale et des outils alimentés par l'IA

Premièrement : la technologie. Celle-ci peut sans aucun doute jouer un rôle précieux, et un rôle qui est susceptible de s'accroître dans les années à venir. Les logiciels de reconnaissance vocale permettent aux entreprises de générer des transcriptions automatisées très rapidement. Et le degré de précision est élevé – bien qu'il ne soit pas tout à fait aussi bon que celui atteint par un transcripteur humain compétent.

Les outils alimentés par l'IA permettent aux entreprises d'intégrer la transcription dans leurs opérations de manière précédemment économiquement (voire impossible). Par exemple, nous avons mentionné précédemment la transcription des appels de service client (presque en temps réel).

La technologie pour cela s'améliore tout le temps et devrait offrir aux entreprises de plus en plus d'opportunités pour soutenir leurs opérations.

Bien sûr, la transcription automatique n'est pas aussi précise que son équivalent humain. Et cela compte lorsque les enjeux sont plus importants. Néanmoins, certaines entreprises se sentent satisfaites d'utiliser une transcription générée par une IA comme point de départ, puis de faire relire, affiner et corriger par un transcripteur humain - ce qui permet tout de même de gagner un temps considérable.

Fournir une formation à la vitesse et à la précision aux transcripteurs

La technologie est excellente pour des transcriptions relativement peu risquées. Cependant, comme mentionné, elle peut parfois faire des erreurs ou omettre des éléments. Pour cette raison, de nombreuses entreprises continuent de compter sur des transcripteurs humains qualifiés.

La transcription consiste à capturer avec précision les mots prononcés, tout en comprenant les nuances et le contexte dans lequel les mots sont parlés. Elle implique d'identifier les intervenants (ce qui peut être délicat dans des réglages de groupe), de travailler avec des dialectes et des idiomes, et de capturer des détails importants sur une conversation pour qualifier les mots eux-mêmes.

C'est un travail habile, c'est pourquoi la formation peut aider. En premier lieu, la saisie est importante, bien sûr. Mais d'autres compétences telles que l'écoute active, l'attention aux détails et parfois la recherche le sont aussi. La formation aide à développer ces compétences, ce qui conduit à une transcription plus rapide (et plus précise).

Éliminer la redondance et l'inefficacité dans les flux de travail

Par sa nature même, la transcription fait partie d'un flux de travail plus large. Par exemple, d'où vient le fichier audio? Comment est-il partagé et préparé pour la transcription? À qui la transcription résultante est-elle envoyée? Et, encore une fois, comment – et dans quel format?

Examining transcription in this way – as one piece in a procedural jigsaw – can highlight additional opportunities for efficiency.

Prenons, par exemple, ce qui se fait immédiatement avant que le travail de transcription ait lieu.

• Existe-t-il un système rapide, facile et robuste pour partager des fichiers audio avec des transcripteurs ?

• Les enregistrements peuvent-ils être nettoyés avant la transcription (par exemple, en supprimant le bruit de fond) ?

• Diviser les enregistrements en morceaux plus petits et plus gérables pourrait-il aider?

• Une transcription générée par une IA pourrait-elle fournir un brouillon de départ utile?

De même, il vaut la peine de considérer ce qui peut être fait pour mettre la transcription à disposition rapidement une fois qu'elle est préparée. Par exemple, vous pourriez envisager ce qui suit:

• Dans quel format les transcriptions sont-elles préparées et présentées? Un modèle pourrait-il les rendre instantanément plus utiles?

• Où sont stockées les transcriptions (et les enregistrements) pour protéger la confidentialité et la vie privée?

• Comment les transcriptions sont-elles partagées pour déclencher l'étape suivante dans le flux de travail ?

Whether you use in-house transcriptionists or a third-party resource, it’s worth exploring how the entire process is managed across your business. There are bound to be opportunities to streamline the process.

Améliorer ces aspects peut rendre la transcription - en tant qu'étape dans un processus plus large - plus efficace.

Introduire des outils de gestion du temps pour les employés

Running a thriving business involves a fundamental – but complicated – balancing act. You need to achieve a good relationship between the effort a task involves (e.g., labor and opportunity costs) and the return on that effort. Every task carried out by the business should contribute towards that in some way – even if the value derived is not immediate or even financial.

Pour y parvenir, vous devez d'abord avoir une idée claire de la manière dont le temps est utilisé dans votre entreprise. En discutant avec les membres de votre équipe et en utilisant des outils tels que des logiciels de gestion du temps et des dépenses, vous obtiendrez une compréhension complète de la façon dont le temps est dépensé. À partir de là, vous aurez une idée du temps que prend la transcription par rapport aux autres tâches.

Équipé de ces informations, vous pouvez ensuite déterminer si des ajustements ou des changements pourraient aider à améliorer la relation coût-valeur. Par exemple, réduire l'impact sur le temps de votre équipe pourrait justifier un investissement dans une technologie qui prend en charge la transcription, une formation supplémentaire ou un meilleur équipement. Ou cela pourrait vous inciter à externaliser à un tiers, libérant ainsi votre équipe pour d'autres travaux.

Les données précises sur la gestion du temps vous aident à prendre des décisions plus éclairées pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Dernières réflexions

La transcription peut être une grande partie de vos opérations, ou elle peut être relativement auxiliaire. Néanmoins, quelle que soit la catégorie dans laquelle votre entreprise se trouve, il vaut la peine d'examiner son rôle au sein de votre organisation. Car une fois que vous regardez, vous pourriez bien voir des moyens d'améliorer la vitesse et d'affûter le flux de travail.

Cela permettra de réduire les coûts de main-d'œuvre. Et cela peut laisser à votre équipe plus de temps pour d'autres tâches plus précieuses. Mais cela peut aussi signifier que vous pouvez tirer plus rapidement de la valeur de la transcription. Cela peut se traduire par des transcriptions meilleures et plus précises. Et, surtout à mesure que la technologie dans ce domaine devient plus puissante, vous pourriez constater que vous pouvez utiliser la transcription de nouvelles manières innovantes.

N'oubliez pas, votre avantage compétitif est renforcé par une accumulation de telles optimisations. Donc, ne sous-estimez pas l'immense potentiel que la vitesse de transcription accrue peut avoir sur votre entreprise.