8 façons dont un logiciel de transcription audio peut améliorer le travail à distance

Le logiciel de transcription audio est un outil fascinant. Comme son nom l'indique, il crée des transcriptions écrites à partir du langage parlé en utilisant la technologie de l'IA.

Les avantages de ce type de logiciel sont innombrables. Dans cet article, nous nous concentrerons sur la manière dont cet outil peut améliorer le travail à distance en particulier.

Le travail à distance a pris le monde d'assaut, mais cela n'a en aucun cas été un processus sans douleur. Certains inconvénients comprennent des erreurs de communication et des sentiments d'isolement et de détachement parmi les travailleurs à distance.

Le logiciel de transcription audio est un outil puissant qui peut aider à inverser cette tendance.

Qu'est-ce que le logiciel de transcription audio?

La transcription audio est un outil qui transforme le langage parlé en texte écrit en utilisant une technologie avancée de reconnaissance vocale basée sur l'IA. Cette technologie utilise des algorithmes pour détecter les modèles de discours, la phonétique et les structures linguistiques et transcrit l'audio en texte. Le résultat est un enregistrement écrit presque complet d'une réunion qui est à la fois consultable et partageable.

En effet, il s'agit à peine de la première outil qui utilise l'IA pour optimiser et faciliter les opérations commerciales. De nombreuses autres industries se sont lancées dans cette tendance, les équipes de service client étant à l'avant-garde.

Par exemple, un service de routage des appels trie et distribue les appels téléphoniques à différents membres de l'équipe et départements selon des critères prédéfinis. Il est devenu extrêmement populaire car il facilite les communications, ce qui permet aux agents et aux représentants de se concentrer sur la fourniture d'un service de haute qualité.

Le logiciel de transcription audio fonctionne de la même manière. Il prend en charge bon nombre des tâches fastidieuses de la journée, vous permettant de vous concentrer sur votre travail le plus important. En effet, ce logiciel peut être extrêmement bénéfique dans l'ensemble, mais il est particulièrement utile pour les travailleurs à distance, qui comptent souvent sur un espace de travail en tant que service pour accéder aux outils et aux ressources dont ils ont besoin pour collaborer efficacement.

Pour comprendre pourquoi, nous devons d'abord jeter un coup d'œil aux défis auxquels est confronté le travail à distance.

Les défis auxquels sont confrontés les travailleurs à distance

Le travail à distance est devenu de plus en plus courant ; même pour ceux d'entre nous qui se rendent encore au bureau, l'option du travail hybride signifie que de nombreux employés travaillent à distance au moins la moitié du temps.

Il existe de nombreux avantages au travail à distance, tels que la flexibilité, un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, et l'accessibilité qu'il offre. Cependant, il ne fait aucun doute que cette nouvelle méthode de travail offre des défis distincts.

Distance

Avec la flexibilité débloquée par le travail à distance, il est de plus en plus courant d'avoir des équipes réparties sur différents fuseaux horaires, régions et continents.

Une telle diversité peut être un énorme atout, mais elle entrave également la communication facile entre les équipes en raison des écarts horaires et des nuances culturelles potentielles.

Manque d'interaction

Dans un bureau traditionnel, les collègues peuvent facilement engager une conversation informelle ou même une réunion impromptue lorsque de petites questions ou des obstacles surgissent. Importamment, les conversations informelles à la fontaine à eau donnent un coup de pouce social aux collègues pour les aider à traverser une longue journée.

Le travail à distance rend ce niveau d'informalité un peu plus difficile. Bien sûr, il y a toujours du temps pour des réunions ou des discussions en tête-à-tête, mais cela nécessite un niveau d'intentionnalité qui n'est pas nécessaire lorsque vous êtes assis à un bureau de votre manager d'équipe.

Ce manque d'interaction peut avoir un fort impact sur les employés à distance, avec des sentiments d'isolement et de détachement pas rares.

Malentendus et incompréhensions

Le travail à distance repose principalement sur la communication écrite. Bien que sans aucun doute efficace, le manque de signaux non verbaux peut parfois entraver la compréhension. Lorsque vous ajoutez des problèmes techniques dans l'équation, il est inévitable qu'il y ait un certain niveau de malentendu.

Cohésion d'équipe

Avec toutes les complexités entourant la communication, il est logique que la cohésion de l'équipe puisse en souffrir lorsque les travailleurs sont séparés les uns des autres. La mésentente, le manque d'interaction et l'incapacité de se rencontrer en personne signifient qu'une véritable connexion d'équipe peut être difficile à développer.

8 façons dont un logiciel de transcription audio peut améliorer le travail à distance

Les obstacles mentionnés dans la section précédente peuvent sembler insurmontables. Pourtant, il existe de nombreuses choses différentes que vous pouvez faire pour améliorer le travail à distance. Le logiciel de transcription audio, un outil simple et efficace, est l'une de ces méthodes.

Ci-dessous, nous avons détaillé 8 des façons dont le logiciel de transcription audio peut surmonter les défis associés au travail à distance et l'améliorer.

Réduit les coûts

Bien que la transcription de réunions soit une excellente option pour le travail à distance, il existe de nombreuses charges associées à la transcription traditionnelle. La qualité de l'audio, la durée et la complexité du sujet sont tous des facteurs qui peuvent faire augmenter considérablement les coûts de transcription.

Pour les entreprises avec un budget restreint, la technologie automatisée offre une alternative moins coûteuse tout en garantissant une grande précision.

Économise du temps

Le logiciel de transcription audio crée une transcription écrite qui peut être facilement examinée lorsqu'on essaie de trouver les informations nécessaires, telles que les points clés et les actions à entreprendre. Cela permet de gagner beaucoup de temps, car vous n'avez pas à écouter à nouveau l'intégralité de l'audio de la réunion.

Il aide également à augmenter la productivité de deux manières. Premièrement, il libère la personne qui prenait des notes lors des réunions et lui permet de participer activement à la réunion. Deuxièmement, avec beaucoup d'entre nous passant du temps dans des réunions non productives, le logiciel de transcription audio signifie que vous pouvez simplement parcourir les notes de la réunion au lieu d'y assister. Cela libère considérablement du temps, permettant aux employés de se consacrer à un travail significatif.

Il est impossible de souligner suffisamment à quel point il est utile d'avoir un compte rendu écrit d'une réunion. Revenons une fois de plus sur l'industrie du service clientèle pour comprendre pourquoi.

Un centre de contact client est un point central où toutes les interactions avec les clients qui ont eu lieu sur différents canaux sont rassemblées en un seul endroit. Gardez à l'esprit qu'il y a une différence entre un centre de contact vs centre d'appels; un centre d'appels est l'entité spécifique qui gère les appels entrants pour les entreprises.

Dans ce cas, un logiciel de transcription audio permet aux agents de service client d'avoir un enregistrement écrit de toutes les interactions, ce qui facilite une communication plus efficace et productive avec les clients.

Meilleure collaboration

Comme nous l'avons souligné plus tôt, des malentendus et des incompréhensions sont susceptibles de se produire, que vous ayez une réunion physique ensemble ou que vous collaboriez via Zoom.

Les participants peuvent interpréter les décisions différemment ou oublier des éléments d'action importants qui ont été discutés. Cependant, avec un compte rendu écrit, la probabilité que cela se produise est considérablement réduite.

Un enregistrement écrit précis peut être partagé avec tout le monde de l'équipe; de cette façon, toutes les parties sont sur la même longueur d'onde, sont informées et peuvent travailler vers les mêmes objectifs.

Le fait que la transcription soit à la fois recherchable et partageable signifie que les collègues peuvent commenter la transcription, l'intégrer à différentes applications et la partager sur la plateforme de leur choix. Cette flexibilité permet une collaboration plus grande et plus améliorée.

Améliore la communication

Comme nous l'avons vu ci-dessus, le manque de signaux non verbaux et le potentiel de problèmes techniques peuvent causer des malentendus au sein des équipes à distance.

La transcription des réunions va dans le sens de contrer cela. En créant un enregistrement précis et objectif des conversations, il devient facile pour les collègues de revenir en arrière lorsque l'information est oubliée ou peu claire. De plus, les transcriptions peuvent également être partagées avec les personnes qui ont manqué la réunion.

Dans l'ensemble, disposer d'une transcription précise permet une plus grande transparence, ce qui favorise la collaboration et la coordination. À leur tour, celles-ci permettent aux collègues d'être plus productifs.

Gardez également à l'esprit qu'il existe d'autres outils que vous pouvez essayer si vous souhaitez améliorer la collaboration entre les équipes à distance.

Par exemple, vous pouvez télécharger le bureau à distance MAC. Il peut être difficile d'expliquer les choses sur Zoom, surtout lorsque l'on aborde les aspects techniques complexes. Donc, si vous constatez que vous êtes plus doué pour montrer que pour expliquer, la technologie du bureau à distance vous permet de prendre temporairement le contrôle de l'ordinateur d'un collègue et de le faire.

Améliore la technique

Certains logiciels de transcription de réunions ont des fonctionnalités avancées, comme l'intelligence conversationnelle et l'analyse des intervenants.

Cela est sans aucun doute utile pour toute équipe en contact avec la clientèle, telle que les ventes et le succès client. Les transcriptions de réunions et l'analyse des conversations peuvent les aider à identifier les techniques et stratégies réussies.

Par exemple, peut-être avez-vous une équipe de service client à distance qui utilise un centre de contact en tant que service, une plateforme basée sur le cloud qui donne aux entreprises accès à la technologie de l'expérience client et aux logiciels de communication. Vous pouvez former votre équipe en utilisant les transcriptions de réunions et les analyses des intervenants pour les aider à offrir le meilleur service possible.

Améliore les entretiens avec les clients

Transcrire et analyser les entretiens avec les clients est une source inestimable d'informations; cela peut aider dans tous les domaines, du développement de produits à une meilleure présentation des ventes et du marketing.

Par exemple, votre département marketing pourrait effectuer des recherches de noms de domaine pour trouver le nom de domaine parfait pour votre site Web. Analyser les entretiens avec les clients peut vous permettre de tester en A/B les noms potentiels, et votre équipe peut se concentrer sur l'entretien sans être alourdie par les transcriptions. Cela est particulièrement utile pour les entretiens à distance, où des connexions incertaines ou des problèmes techniques peuvent rendre la concentration plus difficile.

Améliore l'accessibilité sur le lieu de travail

Le logiciel de transcription audio est un excellent outil pour créer un lieu de travail plus inclusif où toutes les parties se sentent en mesure de participer et de contribuer.

Par exemple, les transcriptions de réunions peuvent être extrêmement bénéfiques pour les personnes ayant des déficiences auditives ou des handicaps, les locuteurs non natifs, ceux qui ont des difficultés à traiter l'information auditive et toute personne ayant des problèmes de connectivité. Là où le travail à distance peut entraîner un détachement, le logiciel de transcription audio s'efforce de combler ce fossé.

Vous pouvez même étendre cette accessibilité au processus de recrutement en utilisant ce logiciel pour rendre votre annonce d'emploi plus accessible et ajouter des sous-titres aux vidéos de recrutement. Cela aide à élargir votre réseau de recrutement pour toucher un public plus diversifié.

Maintient un registre central

L'utilisation d'un logiciel de transcription audio vous permet de stocker un compte rendu écrit de toutes les réunions dans un emplacement centralisé. Autrement dit, vous pouvez créer une base de données immédiate de toutes les réunions précédentes.

Ceci est crucial, car cela signifie que des informations importantes ne seront pas perdues. De plus, cela peut aider à respecter les exigences légales et de conformité à l'avenir.

Logiciel de transcription pour les équipes internationales

Donc voilà. Le logiciel de transcription audio est certainement une aubaine pour les travailleurs à distance, car il facilite la collaboration, améliore la communication et accroît l'accessibilité sur le lieu de travail.

Pour ceux d'entre vous qui travaillent avec des équipes vraiment internationales, vous voudrez peut-être même rechercher des logiciels incluant l'option d' interprétation linguistique. Cela permet aux webinaires ou réunions d'avoir une portée véritablement mondiale et réduit considérablement à la fois le coût d'avoir un interprète et la complexité d'organiser une réunion multilingue. De plus, tout le monde peut participer activement à la réunion.

Le logiciel de transcription audio ouvre la voie à la nouvelle transformation du travail, dans laquelle tous les employés se sentent connectés et désireux de contribuer.