Cómo mejorar la velocidad de transcripción puede hacer crecer tu negocio

La transcripción de archivos de audio y video es importante para muchas empresas. Para algunas, como firmas legales o médicas que necesitan registros completos de reuniones formales, puede desempeñar un papel muy central. Para otros, puede ser más auxiliar, apoyando funciones particulares en ciertos momentos: por ejemplo, transcribir grupos de enfoque sobre un producto.

Sin embargo, sea como sea que se use, la transcripción tiende a ser un trabajo oneroso y que consume mucho tiempo. Una regla general es de aproximadamente 4:1 – es decir, se tarda cuatro horas en transcribir solo una hora de audio. Por lo tanto, no sorprende que realizar transcripciones rápidamente a menudo pueda actuar como un freno en los flujos de trabajo y retrasar los siguientes pasos importantes.

Dicho esto, hay maneras de mejorar la velocidad de transcripción. Sigue leyendo para descubrir más.

Cómo la velocidad de transcripción puede impulsar la eficiencia empresarial

Para empezar, repasemos los beneficios de aumentar la velocidad de transcripción.

La velocidad rápida de transcripción conduce a una entrega rápida de resultados

El primer beneficio es bastante obvio: significa que puedes hacer transcripciones más rápidamente.

La transcripción a menudo será una dependencia dentro de flujos de trabajo más amplios. Tal vez se le ha prometido a un cliente una transcripción antes de que puedas completar un pedido. Quizás tu equipo necesita analizar una discusión de grupo focal. O los agentes de ventas pueden estar esperando un video de capacitación subtitulado o puede ser necesario archivar una transcripción antes de que un asunto en particular pueda ser marcado como resuelto.

En todos estos casos, una mayor velocidad de transcripción puede aumentar la eficiencia, ayudando a optimizar el flujo de trabajo asociado en su totalidad.

Reduce los costos laborales asociados con los servicios de transcripción

La transcripción precisa de archivos de audio y video puede ser un trabajo laborioso, a menudo realizado por transcripciones profesionales internas o de terceros. Si bien la tasa específica de pago varía significativamente según el sector, los costos pueden aumentar rápidamente si necesita muchos archivos transcritos.

Es crucial estar al tanto de cuánto estás gastando en todas estas tareas variadas. Por ejemplo, ¿puedes averiguar rápidamente cuánto ha gastado tu empresa en transcripción? Para hacer esto de manera confiable y fácil, ayuda usar un robusto software de gestión de presupuesto empresarial en el que puedas registrar y rastrear diferentes tipos de gastos.

Con un monitoreo efectivo en su lugar, puede indagar en los costos de transcripción en toda la empresa. ¿Son comparables entre diferentes equipos y funciones? ¿Qué procesos o enfoques diferentes se toman para la transcripción en toda la organización?

Tener esa visibilidad puede ayudarte a identificar oportunidades para mejorar la eficiencia de la transcripción. Y al hacerlo, no solo mejorarás tus flujos de trabajo; también ayudará a reducir tus costos laborales.

Mejora la experiencia del cliente con una transcripción rápida

En algunos sectores, como el médico, legal, de investigación y educativo, la transcripción será fundamental para su servicio al cliente. En estos casos, una transcripción rápida puede facilitar la entrega rápida de sus servicios.

En tales escenarios, los beneficios son evidentes: una transcripción más rápida significa un mejor servicio (en este sentido, al menos). Además de esto, facilitará la escalabilidad de sus operaciones y la realización de negocios adicionales.

Pero incluso si un negocio utiliza la transcripción para más propósitos detrás de escena, la velocidad en última instancia puede mejorar el servicio al cliente. Toma la transcripción de las discusiones en grupo de enfoque, por ejemplo. Una transcripción más rápida significa recopilar respuestas más rápidamente y alimentar la información rápidamente en el software de análisis de datos. Esto, a su vez, ayuda a las empresas a entregar valor al cliente rápidamente.

Aumenta la ventaja competitiva

En última instancia, una mayor velocidad de transcripción está directamente asociada con una mayor competitividad. Ya sea que esté cumpliendo con los requisitos del cliente más rápidamente, obteniendo ideas del mercado de manera más pronta o utilizando la transcripción para desarrollar innovaciones en el servicio al cliente, mejorar su velocidad de transcripción puede ponerlo un paso adelante de sus competidores.

Atrae nuevos clientes ofreciendo un servicio más rápido

Finalmente, la velocidad mejorada de transcripción también puede respaldar la adquisición de clientes. Donde la transcripción es fundamental para su servicio, se apreciará y se tomará nota de la entrega rápida. Y donde la transcripción se trata más de la investigación de clientes (ayudándole a comprender su mercado), esto puede ayudarle a deleitar a los clientes más rápidamente.

Pero, además, la tecnología está abriendo nuevas fronteras. Algunas empresas están utilizando la transcripción de IA para apoyar a los clientes. La retroalimentación y llamadas de clientes pueden ser transcritas automáticamente para ayudar a mostrar el viaje del cliente. Donde se discuten problemas técnicos, las transcripciones pueden ser compartidas con los clientes. O, los puntos clave de las llamadas pueden ser automáticamente anotados, ayudando a los agentes a comprender rápidamente un caso.

Por lo tanto, ser capaz de transcribir rápidamente y a gran escala está abriendo nuevas áreas enteras de oportunidad para la innovación, y un mejor servicio al cliente. Eso es genial cuando tu empresa se esfuerza por reclutar nuevos clientes, y posteriormente retenerlos como clientes satisfechos.

Cómo mejorar la velocidad de transcripción

Mejorar la velocidad de transcripción puede ofrecer beneficios notables, como hemos visto. Pero, ¿cómo se puede hacer? Veamos algunas estrategias diferentes.

Implementar software de reconocimiento de voz y herramientas impulsadas por IA

Primero: la tecnología. Esta puede desempeñar, sin duda, un papel valioso y uno que probablemente aumentará en los próximos años. El software de reconocimiento de voz permite a las empresas generar transcripciones automatizadas muy rápidamente. Y el grado de precisión es alto, aunque no tan bueno como el que logra un transcriptor humano cualificado.

Las herramientas impulsadas por inteligencia artificial permiten a las empresas incorporar la transcripción en sus operaciones de formas previamente poco económicas (si no imposibles). Por ejemplo, anteriormente mencionamos la transcripción de llamadas de servicio al cliente (casi en tiempo real).

La tecnología para esto está mejorando todo el tiempo y probablemente presentará a las empresas con cada vez más oportunidades para apoyar sus operaciones.

Por supuesto, la transcripción automatizada no es tan precisa como su equivalente humano. Y eso es importante cuando las apuestas son más altas. Sin embargo, algunas empresas se sienten contentas usando una transcripción generada por inteligencia artificial como punto de partida, pero luego la hacen revisar, perfeccionar y corregir por un transcriptor humano, ahorrando aún así tiempo significativo.

Proporcionar entrenamiento de velocidad y precisión a los transcriptores

La tecnología es excelente para transcripciones relativamente de bajo riesgo. Sin embargo, como se señaló, a veces comete errores o pasa por alto elementos. Por esa razón, muchas empresas todavía confían en la transcripción humana especializada.

La transcripción consiste en capturar con precisión las palabras que se dicen, al mismo tiempo que se comprenden los matices y el contexto en cómo se hablan las palabras. Implica identificar a los hablantes (lo cual puede ser complicado en configuraciones de grupo), trabajar con dialectos e idiomas, y capturar detalles importantes sobre una conversación para calificar las palabras mismas.

Es un trabajo hábil, por eso la capacitación puede ayudar. Por supuesto, mecanografiar es importante para empezar. Pero también lo son otras habilidades como escuchar activamente, prestar atención a los detalles y a veces investigar. La capacitación ayuda a desarrollar estas habilidades, lo que conduce a una transcripción más rápida (y precisa).

Eliminar la redundancia y la ineficiencia en los flujos de trabajo

Por su propia naturaleza, la transcripción es parte de un flujo de trabajo más amplio. Por ejemplo, ¿de dónde proviene el archivo de audio? ¿Cómo se comparte y prepara para la transcripción? ¿A quién se envía la transcripción resultante? Y, de nuevo, ¿cómo y en qué formato?

Examinar la transcripción de esta manera, como una pieza en un rompecabezas procesal, puede resaltar oportunidades adicionales para la eficiencia.

Tomemos, por ejemplo, lo que se hace inmediatamente antes de que comience el trabajo de transcripción.

• ¿Existe un sistema rápido, fácil y robusto para compartir archivos de audio con transcriptores?

• ¿Se pueden limpiar las grabaciones antes de la transcripción (por ejemplo, eliminando el ruido de fondo)?

• ¿Podría ayudar dividir las grabaciones en trozos más pequeños y manejables?

• ¿Podría una transcripción generada por inteligencia artificial proporcionar un punto de partida útil para el borrador?

Del mismo modo, vale la pena considerar qué se puede hacer para utilizar rápidamente la transcripción una vez que esté preparada. Por ejemplo, podrías considerar lo siguiente:

• ¿En qué formato se preparan y presentan las transcripciones? ¿Podría una plantilla hacerlas más instantáneamente útiles?

• ¿Dónde se almacenan las transcripciones (y grabaciones) para salvaguardar la privacidad y confidencialidad?

• ¿Cómo se comparten las transcripciones para activar el siguiente paso en el flujo de trabajo?

Ya sea que utilices transcripciones internas o un recurso de terceros, vale la pena explorar cómo se gestiona todo el proceso en tu negocio. Seguramente habrá oportunidades para optimizar el proceso.

Mejorar estos aspectos puede hacer que la transcripción, como paso en un proceso más amplio, sea más eficiente.

Introducir herramientas de gestión del tiempo para empleados

Dirigir un negocio próspero implica un acto de equilibrio fundamental, pero complicado. Necesitas lograr una buena relación entre el esfuerzo que implica una tarea (por ejemplo, mano de obra y costos de oportunidad) y el rendimiento de ese esfuerzo. Cada tarea realizada por el negocio debe contribuir de alguna manera a eso, incluso si el valor derivado no es inmediato o incluso financiero.

Para lograr esto, primero necesitas tener claridad sobre cómo se está utilizando el tiempo en tu negocio. Hablar con los miembros de tu equipo y usar herramientas como software de gestión de tiempo y gastos te dará una comprensión completa de cómo se está invirtiendo el tiempo. A partir de aquí, obtendrás una idea de cuánto tiempo se está dedicando a la transcripción en relación con otras tareas.

Equipado con esta información, puedes determinar si realizar ajustes o cambios podría ayudar a mejorar la relación costo-valor. Por ejemplo, reducir el impacto en el tiempo de tu equipo puede justificar la inversión en tecnología que apoye la transcripción, capacitación adicional o mejor equipamiento. O podría impulsarte a subcontratar a un tercero, liberando así a tu equipo para otros trabajos.

Los datos precisos de gestión del tiempo te ayudan a tomar decisiones más informadas para satisfacer las necesidades de tu negocio.

Pensamientos finales

La transcripción puede ser una gran parte de sus operaciones, o puede ser una relativamente auxiliar. Sin embargo, independientemente de la categoría en la que caiga su negocio, vale la pena examinar su papel dentro de su organización. Porque una vez que lo haga, es posible que vea formas de mejorar la velocidad y agilizar el flujo de trabajo.

Esto reducirá los costos laborales. Y eso puede dejar a su equipo con más tiempo para otros trabajos más valiosos. Pero también puede significar que pueda aprovechar el valor de la transcripción más rápidamente. Esto puede resultar en transcripciones mejores y más precisas. Y, especialmente a medida que la tecnología en esta área se vuelve más poderosa, es posible que encuentre que puede utilizar la transcripción de nuevas y innovadoras formas.

Recuerda, tu ventaja competitiva se afila a través de una acumulación de tales optimizaciones. Entonces, no subestimes el enorme potencial que una mejor velocidad de transcripción puede tener en tu negocio.