8 formas en que un software de transcripción de audio puede mejorar el trabajo remoto

El software de transcripción de audio es una herramienta fascinante. Como su nombre sugiere, crea transcripciones escritas a partir del lenguaje hablado utilizando tecnología de inteligencia artificial.

Los beneficios de este tipo de software son innumerables. En este artículo, nos centraremos en cómo esta herramienta puede mejorar el trabajo remoto en particular.

El trabajo remoto ha tomado al mundo por sorpresa, pero esto de ninguna manera ha sido un proceso sin dolor. Algunos inconvenientes incluyen errores de comunicación y sentimientos de aislamiento y desapego entre los trabajadores remotos.

El software de transcripción de audio es una herramienta poderosa que puede ayudar a revertir esta tendencia.

¿Qué es el software de transcripción de audio?

La transcripción de audio es una herramienta que convierte el lenguaje hablado en texto escrito utilizando tecnología avanzada de reconocimiento de voz con inteligencia artificial. Esta tecnología utiliza algoritmos para detectar patrones de habla, fonética y estructuras de lenguaje y transcribe el audio en texto. El resultado es un registro escrito casi completo de una reunión que es tanto buscable como compartible.

De hecho, esta es apenas la primera herramienta que utiliza la inteligencia artificial para optimizar y facilitar las operaciones comerciales. Muchas otras industrias se han subido a esta tendencia, con los equipos de servicio al cliente a la vanguardia.

Por ejemplo, un servicio de enrutamiento de llamadas clasifica y distribuye las llamadas telefónicas a diferentes miembros del equipo y departamentos de acuerdo con criterios establecidos. Se ha vuelto enormemente popular ya que facilita una comunicación más fácil, lo que a su vez permite que los agentes y representantes se centren en proporcionar un servicio de alta calidad.

El software de transcripción de audio funciona de la misma manera. Quita muchas de las tareas rutinarias del día de tus manos, permitiéndote enfocarte en tu trabajo más importante. De hecho, este software puede ser enormemente beneficioso en general, pero es especialmente útil para los trabajadores remotos, que a menudo dependen de espacio de trabajo como servicio para acceder a las herramientas y recursos que necesitan para colaborar eficazmente.

Para entender por qué, primero necesitamos echar un vistazo a los desafíos que enfrenta el trabajo remoto.

Los desafíos enfrentados por los trabajadores remotos

El trabajo remoto se ha vuelto cada vez más común; incluso para aquellos de nosotros que todavía viajamos a una oficina, la opción de trabajo híbrido significa que muchos empleados trabajan de forma remota al menos la mitad del tiempo.

Hay muchos beneficios en el trabajo remoto, como la flexibilidad, un mejor equilibrio entre trabajo y vida personal, y la accesibilidad que ofrece. Sin embargo, no hay duda de que este nuevo método de trabajo presenta desafíos distintos.

Distancia

Con la flexibilidad que ha permitido el trabajo remoto, cada vez es más común que los equipos estén distribuidos en diferentes zonas horarias, regiones y continentes.

Tal diversidad puede ser un gran activo, pero también dificulta la comunicación fácil entre equipos debido a las diferencias de horario y posibles matices culturales.

Falta de interacción

En una configuración de oficina tradicional, los colegas pueden entablar fácilmente una conversación informal o incluso una reunión improvisada cuando surgen pequeñas consultas u obstáculos. Es importante que las conversaciones informales en la máquina de agua dan a los colegas un impulso social para superar un largo día.

Trabajar de forma remota hace que este nivel de informalidad sea un poco más difícil. Por supuesto, siempre hay tiempo para reuniones o chats 1-1, pero estos requieren un nivel de intencionalidad que no es necesario cuando estás sentado a un escritorio de distancia de tu gerente de equipo.

Esta falta de interacción puede tener un fuerte efecto en los empleados remotos, con sentimientos de aislamiento y desapego no poco comunes.

Malentendidos y malas comunicaciones

El trabajo remoto se basa principalmente en la comunicación escrita. Aunque sin duda es efectiva, a veces la falta de señales no verbales puede dificultar la comprensión. Cuando agregas problemas técnicos a la ecuación, es probable que haya algún nivel de incomprensión.

Cohesión del equipo

Con todas las complejidades que rodean la comunicación, tiene sentido que la cohesión del equipo pueda verse afectada cuando los trabajadores están separados unos de otros. La falta de interacción, la incapacidad de reunirse en persona y la mala comunicación significan que puede ser difícil desarrollar una verdadera conexión de equipo.

8 formas en que un software de transcripción de audio puede mejorar el trabajo remoto

Los obstáculos mencionados en la sección anterior pueden parecer insuperables. Sin embargo, hay muchas cosas diferentes que puedes hacer para mejorar el trabajo remoto. El software de transcripción de audio, una herramienta simple y efectiva, es una de esas formas.

A continuación, hemos delineado 8 formas en que el software de transcripción de audio puede superar los desafíos asociados con el trabajo remoto y mejorarlo.

Reduce los costos

Aunque transcribir reuniones es una gran opción para el trabajo remoto, hay muchos costos asociados con la transcripción tradicional. La calidad del audio, la duración y la complejidad del tema son variables que pueden hacer que los costos de transcripción se disparen.

Para las empresas con un presupuesto limitado, la tecnología automatizada ofrece una alternativa más económica que aún así garantiza precisión.

Ahorra tiempo

El software de transcripción de audio crea una transcripción escrita que puede ser fácilmente revisada al intentar encontrar la información necesaria, como puntos clave y acciones. Esto ahorra mucho tiempo, ya que no tienes que volver a escuchar todo el audio de la reunión.

También ayuda a aumentar la productividad de dos maneras. En primer lugar, libera a quien estaba tomando notas de la reunión y les permite participar activamente en la reunión. En segundo lugar, con muchos de nosotros pasando tiempo en reuniones improductivas, el software de transcripción de audio significa que simplemente puedes revisar las notas de la reunión en lugar de asistir. Esto libera mucho tiempo, permitiendo a los empleados dedicarse a un trabajo significativo.

No se puede enfatizar lo suficiente lo útil que es tener un registro escrito de una reunión. Una vez más, veamos la industria de servicio al cliente para entender por qué.

Un centro de contacto de servicio al cliente es un punto central donde todas las interacciones con los clientes que han ocurrido a través de diferentes canales se reúnen en un solo lugar. Tenga en cuenta que hay una diferencia entre un centro de contacto y un centro de llamadas; un centro de llamadas es la entidad específica que maneja las llamadas entrantes para las empresas.

En este caso, un software de transcripción de audio permite a los agentes de servicio al cliente tener un registro escrito de todas las interacciones, lo que facilita una comunicación más eficiente y productiva con los clientes.

Mejor colaboración

Como destacamos anteriormente, es probable que ocurran malentendidos y comunicaciones erróneas, ya sea que estén teniendo una reunión física juntos o colaborando a través de Zoom.

Los asistentes pueden interpretar las decisiones de manera diferente o olvidar puntos de acción importantes que se discutieron. Sin embargo, con un registro escrito, la probabilidad de que esto suceda se reduce en gran medida.

Un registro escrito preciso puede ser compartido con todos en el equipo; de esta manera todas las partes están en la misma página, están informadas y pueden trabajar hacia los mismos objetivos.

El hecho de que el transcript sea tanto searchable como shareable significa que los colegas pueden comentar en el transcript, integrarlo con diferentes aplicaciones y compartirlo en cualquier plataforma deseada. Esta flexibilidad permite una colaboración mayor y más mejorada.

Mejora la comunicación

Como vimos anteriormente, la falta de señales no verbales y el potencial de problemas técnicos pueden causar malentendidos entre equipos remotos.

Las transcripciones de reuniones van en parte en contra de esto. Al crear un registro preciso y objetivo de las conversaciones, se vuelve fácil para los colegas verificar cuando la información se olvida o no está clara. Además, las transcripciones también se pueden compartir con las personas que se perdieron la reunión.

En general, tener una transcripción precisa permite una mayor transparencia, lo que promueve la colaboración y coordinación. A su vez, esto permite que los colegas sean más productivos.

También ten en cuenta que hay otras herramientas que puedes probar si deseas mejorar la colaboración entre equipos remotos.

Por ejemplo, puedes descargar el escritorio remoto MAC. Puede ser difícil explicar cosas a través de Zoom, especialmente cuando se entra en los detalles técnicos de temas complejos. Así que si encuentras que eres mejor mostrando en lugar de explicando, la tecnología de escritorio remoto te permite tomar el control temporalmente del ordenador de un colega y hacer exactamente eso.

Mejora la técnica

Algunos software de transcripción de reuniones tienen características avanzadas, como inteligencia de conversación y análisis de hablantes.

Sin duda, esto es útil para cualquier equipo orientado al cliente, como ventas y éxito del cliente. Las transcripciones de reuniones y análisis de conversaciones pueden ayudarles a identificar técnicas y estrategias exitosas.

Por ejemplo, tal vez tienes un equipo de servicio al cliente remoto que utiliza centro de contacto como servicio , una plataforma basada en la nube que brinda a las empresas acceso a tecnología de experiencia del cliente y software de alcance. Puedes entrenar a tu equipo utilizando transcripciones de reuniones y análisis de oradores para ayudarles a brindar el mejor servicio posible.

Mejora las entrevistas con los clientes

Transcribir y analizar entrevistas con clientes es una fuente invaluable de información; puede ayudar con todo, desde el desarrollo de productos hasta mejorar las ventas y el marketing.

Por ejemplo, su departamento de marketing podría estar realizando búsquedas de nombres de dominio para encontrar el nombre de dominio perfecto para su sitio web. Analizar entrevistas con clientes puede permitirle hacer pruebas A/B con nombres potenciales, y su equipo puede concentrarse en la entrevista sin estar agobiado por las transcripciones. Esto es especialmente útil para entrevistas remotas, donde conexiones inestables o problemas técnicos pueden dificultar la concentración.

Mejora la accesibilidad en el lugar de trabajo

El software de transcripción de audio es una gran herramienta para crear un lugar de trabajo más inclusivo donde todas las partes se sientan capaces de participar y contribuir.

Por ejemplo, las transcripciones de reuniones pueden ser enormemente beneficiosas para personas con discapacidades auditivas o discapacidades, hablantes no nativos, aquellos que tienen dificultades para procesar la información auditiva y cualquier persona que tenga problemas de conectividad. Donde el trabajo remoto puede causar desapego, el software de transcripción de audio trabaja para cerrar esta brecha.

Incluso puede extender esta accesibilidad al proceso de reclutamiento al usar este software para hacer que su publicación de trabajo sea más accesible y agregar subtítulos a los videos de reclutamiento. Esto ayuda a ampliar su red de reclutamiento para captar a una audiencia más diversa.

Mantiene un registro central

Usar software de transcripción de audio te permite almacenar un registro escrito de todas las reuniones en un lugar centralizado. En otras palabras, puedes crear una base de datos inmediata de todas las reuniones anteriores.

Esto es crucial, ya que significa que la información importante no se perderá. Además, puede ayudar a cumplir la normativa y los requisitos legales en el futuro.

Software de transcripción para equipos internacionales

Así que ahí lo tienes. El software de transcripción de audio es sin duda una bendición para los trabajadores remotos, ya que facilita la colaboración, mejora la comunicación y aumenta la accesibilidad en el lugar de trabajo.

Para aquellos de ustedes con equipos verdaderamente internacionales, pueden querer buscar software que incluya la opción de interpretación de idiomas. Esto permite que los seminarios web o reuniones sean verdaderamente globales en su alcance y reduce considerablemente tanto el costo de tener un intérprete como la complejidad de tener una reunión multilingüe. Además, todos pueden participar activamente en la reunión.

El software de transcripción de audio está liderando el camino para facilitar el nuevo futuro del trabajo, en el que todos los empleados se sienten conectados y ansiosos por contribuir.